Cómo lograr la optimización de procesos mediante un BPM

optimización de procesos
GSTI 77 Views

El BPM o “Business Process Management”, por sus siglas en inglés, podría traducirse al español como Gestión del Proceso Empresarial.

Esta disciplina trata sobre la optimización de procesos dentro de una empresa a partir del diseño, análisis, ejecución, monitoreo y evaluación de cada uno de ellos, con el objetivo de asegurarnos que funcionen correctamente y de que podamos mejorarlos en el tiempo a través de la experiencia.

Para poder recibir los beneficios de esta técnica, es necesario implementar un software de optimización de procesos y seguir una serie de pasos para lograrlo con éxito.

Pasos para implementar un BPM software y cómo lograr la optimización

1. Analizar las necesidades de la empresa

Primeros debemos conocer los objetivos y diseñar el proceso ideal para cumplirlos, con el objetivo de identificar las fallas actuales. Los procesos deben ser rediseñados mirando siempre a un espectro más amplio, en este caso los objetivos y sus resultados esperados, y no a partir de las tareas, ya que se puede perder el enfoque.

2. Elegir el programa adecuado

Actualmente podemos encontrar diferentes ofertas en cuanto a BPM software. Para elegir correctamente, debemos fijarnos en las funciones que incluyen y analizar si se adaptan a nuestras necesidades.

3. Involucrar a toda la empresa

Todos los departamentos de una empresa están conectados y apuntan al mismo objetivo, que es hacerla más rentable. Por esto, la optimización de procesos debe darse en cada una de las áreas (administrativas, operativas, de atención al cliente, etc.), para facilitar su propio trabajo y el de los demás.

4. Implementar los cambios

Es importante adaptar los BPM procesos de manera progresiva y estandarizarlos en toda la empresa para evitar confusiones. Para no afectar la operatividad de la empresa, lo ideal es empezar por cambiar los procesos en funciones que no sean críticas para la misma.

5. Monitoreo y evaluación

Una vez que hayamos ejecutado los cambios por completo, con ayuda del software de optimización de procesos podremos comparar los procesos actuales con los anteriores e identificar los beneficios obtenidos. Es válido y necesario volver a hacer modificaciones en cuanto se detecten problemas y se diseñen nuevas soluciones.

Ejemplos de optimización de procesos en distintas áreas

Recursos humanos

Los BPM procesos pueden aplicarse a esta área en particular para lograr que nuestro proceso de incorporación de nuevos empleados sea menos complejo, evitando el llenado de formularios obsoletos, ahorrándonos tiempo y dinero dedicado a tareas que para un software adecuado resultan triviales.

Ventas

Por ejemplo, podemos optimizar procesos referentes al llenado de facturas que antes se hacían de forma manual, además de cumplir con la normativa en el caso de las facturas electrónicas. Hoy en día existen sistemas de facturación electrónica que automatizan estos procesos y evitan errores humanos, los que pueden ser muy frecuentes en este ámbito.

Atención al cliente

Una mejor gestión de los procesos relacionados con responder dudas, entregar sugerencias y recibir reclamos de clientes produce más confianza y proporciona una mejor imagen de la empresa. Por medio de un BPM, se puede monitorear la gestión del cliente de mucha mejor forma, logrando una conexión más inteligente con los distintos departamentos de la empresa.

Beneficios de implementar una solución BPM

  • Se simplifican las operaciones y se facilita la digitalización de la empresa.
  • Se reducen gastos y se ahorra tiempo.
  • Mejora la comunicación y colaboración entre departamentos de la empresa.
  • Aumenta la satisfacción de los clientes al ofrecerles productos y servicios más eficientes.
  • Actualizarse ayuda a cumplir con las obligaciones contables y exigencias normativas de la ley.
  • La empresa se vuelve más eficiente y rentable.

En la actualidad, implementar la metodología BPM es una necesidad que todos los negocios deben reconocer, pues adoptar procesos digitales enfocados en la optimización nos ayuda a adaptarnos más fácil a las nuevas tecnologías.

GSTI ofrece soluciones en el ámbito de la automatización de procesos por medio de tecnologías BPM, permitiendo y facilitando el desarrollo de tareas recurrentes dentro de la organización relacionadas con facturación, rendición de gastos, compras de productos, solicitudes de vacaciones y más, logrando conectar de forma eficiente y optimizada las distintas áreas de la empresa.

Service Managment

No hay comentarios